Dejte každé zakázce vlastní přehlednou historii

Pro každého klienta, roli, smlouvu, domácnost, službu nebo místo vytvořte samostatnou práci, pokud si zaslouží vlastní součet. Jméno, barva, ikona, sazba a výplatní období by vám měly dávat smysl i při pohledu do zaplněného kalendáře.

Tato malá struktura se rychle vyplatí. Uklízeč oddělí pravidelné domácnosti, technik servisní místa a freelancer jednoho klienta, aniž by jeho hodiny splývaly se vším ostatním ze stejného týdne.

Úkoly použijte pro druh vykonané práce a štítky pro údaje napříč zakázkami: typ návštěvy, fázi projektu, kategorii služby nebo jiné označení, podle kterého se běžně vracíte k historii. Nejde o zaznamenání každé minuty, ale o zachování rozdílu, na němž bude později záležet.

Když potřebujete zjistit čas pro instalaci místo cesty nebo se podívat na všechny večerní návštěvy u více klientů, takové označení promění dlouhou historii v konkrétní odpověď.

Když se během práce hodí živý časovač, přihlaste se při začátku. U návštěv a schůzek, kde by otevírání časovače rušilo, přidejte směnu později a zapište skutečný začátek, konec i přestávku, které si pamatujete. Obě cesty vedou ke stejné upravitelné historii.

Na známých místech může zvyk začátku nebo konce směny podpořit nepovinné uložené místo jako pohodlí pro váš vlastní záznam, ne jako sledování. Když se den změní, stačí otevřít záznam a opravit jej dřív, než se podrobnost vytratí.

Každé práci přiřaďte sazbu a pravidla, která k ní patří, včetně přesčasů nebo zvláštní sazby, když je potřebujete zohlednit. Pokud klienti platí v různých měnách, HoursKit ponechá zdrojové měny oddělené místo sloučení nesourodých částek do přepočteného celku.

Toto oddělení dává odhadu jasnější význam. U jednoho klienta si prohlédnete jeho hodiny a částku v jeho měně, pak přejdete k dalšímu, aniž by aplikace předstírala, že jsou obě částky přímo srovnatelné.

Směny označte jako zaplacené nebo nezaplacené podle vlastních záznamů a historii pak filtrujte, když hledáte položky pro fakturu, kontrolu platby nebo další prověření. Stav zaplacení uchovává vámi zvolený stav u záznamu; neověřuje přijetí peněz ani neurčuje, zda je někdo dluží.

Protože zůstává připojený ke konkrétní směně, při následné kontrole nepřijdete o klienta, úkol, datum ani sazbu, které vysvětlují, co se skutečně odpracovalo.

Před vytvořením výkazu filtrujte podle práce, úkolu, štítku, stavu zaplacení, výplatního období nebo vlastního rozsahu dat. PDF nabídne klientovi nebo kontaktu čitelný hotový výkaz; XLSX ponechá strukturované řádky pro další práci s daty.

Nejprve si zkontrolujete rozsah a pak sdílíte jen záznam, který chcete odeslat. Ostatní klienti, místa a soukromé záznamy zůstanou mimo tento výkaz, ale dál bezpečně dostupné ve vaší historii HoursKit.