દરેક કામને એક જ જગ્યાએ અલગ રાખો

નોકરીદાતા, ગ્રાહક, સ્થળ કે ભૂમિકા માટે અલગ કામ ગોઠવો અને તેમની શિફ્ટો તથા પગાર સેટિંગ્સ અલગ રાખો. અઠવાડિયાના દિવસની રિટેલ નોકરી અને વીકએન્ડનો ફ્રીલાન્સ ગ્રાહક એક જ એપમાં રહી શકે છે છતાં તેમને અલગ જોવું સહેલું રહે છે. રંગો અને ચિહ્નો ઓળખીતાં કામને યાદીઓ અને પસંદગીમાં તરત ઓળખાવે છે.

દૃશ્ય સંકેતો નાના હોય છે, પણ ભરેલી કામની યાદી ઝડપથી વાંચવામાં મદદ કરે છે.

કામનું નામ ઘણી વાર બહુ વ્યાપક હોય છે. ઓપનિંગ, ડિલિવરી, વહીવટી કામ, ગ્રાહકનું કામ, તાલીમ કે ઇન્વેન્ટરી જેવા કાર્ય ઉમેરો જેથી કલાકો શેના માટે હતા તે દેખાય. વારંવાર વાપરતા લેબલ્સને ફરી વાપરો, શિફ્ટ ટેમ્પલેટમાં પણ, જેથી નિયમિત કામ સ્થિર રહે અને સરળ ટાઇમશીટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ ન બની જાય.

એક જ ગ્રાહક માટે સર્વિસ મુલાકાત, વહીવટી કામ અને ડિલિવરી ત્રણ અલગ કામ બનાવ્યા વગર નોંધાઈ શકે છે.

એક જ વિચાર ઘણા કામોમાં ફેલાયેલો હોય ત્યારે ટૅગ્સ મદદ કરે છે: ઇન્વૉઇસ, વીકએન્ડનું કામ, તાલીમ, ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ કે સર્વિસનો પ્રકાર. ડિલિવરી શિફ્ટ અને ગ્રાહક મુલાકાત બંને પર સમાન ટૅગ રહી શકે છે, જ્યારે તેમની પોતાની કામની ઓળખ જળવાય છે. આમ કામ બદલાય ત્યારે દર વખત કૃત્રિમ નવું કામ બનાવ્યા વગર સંબંધિત કલાકો શોધી શકો છો.

પછી કામ, કાર્ય, ટૅગ, તારીખની શ્રેણી કે પગાર સમયગાળા મુજબ ફિલ્ટર કરીને જરૂરી કલાકો અલગ કરો.

કામચલાઉ નિમણૂક, મોસમી ભૂમિકા કે પૂર્ણ થયેલા ગ્રાહક પ્રોજેક્ટ પછી તે કામને આર્કાઇવ કરો. તે રોજની શિફ્ટ પસંદગીમાંથી દૂર થાય છે, પરંતુ તેના જૂના કલાકો ઉપલબ્ધ રહે છે. કામ ફરી આવે તો દર, રંગ, ચિહ્ન કે બીજી ગોઠવણી ફરીથી બનાવ્યા વગર તેને પાછું લાવો.

આ રીતે દૈનિક યાદી તમારા હાલના કામ પર જ કેન્દ્રિત રહે છે.