תנו לכל עבודה היסטוריה ברורה משלה

צרו עבודה נפרדת לכל לקוח, אתר, חוזה או סוג עבודה שתרצו לראות בפני עצמו. שם, צבע ואייקון עוזרים לזהות את הרישום הנכון במהירות לפני תחילת המשמרת, ולא אחרי שימי השבוע התערבבו.

הגבולות האלה אינם רק סדר חזותי. הם שומרים את התעריף, ההקשר וההיסטוריה ליד העבודה שאליה הם שייכים, ולכן אין צורך להסביר סכום גדול אחד כששואלים לאן הלכו שעות השבוע.

בחרו את העבודה הנכונה לפני הפעלת הטיימר, או עדכנו אותה אחר כך אם היום השתנה. אפשר לתעד משמרת ידנית כשצריך ולהוסיף משימה, תג או הערה שמסבירים ביקור, פרויקט או מה שקרה בפועל.

כשיום עובר בין מקום למקום, כל חלק נשאר במקומו. אפשר גם לשמור מקום מוכר לנוחות ברישום האישי, והמשמרת שכבר הושלמה נשארת זמינה לעריכה ולתיקון.

עבודה אחת יכולה להזדקק לתעריף שעתי ואחרת לכללים שונים לשעות נוספות, סוף שבוע או לילה. הגדירו את מה שצריך לכל עבודה, ואז ראו כיצד ההערכות נבנות מהמשמרות שתועדו במקום לנחש מה שייך לכל לקוח.

אם העבודות מגיעות במטבעות שונים, הסכומים נשארים מופרדים לפי מטבע המקור. כך נשמרת המשמעות של כל סכום, במקום המרה אוטומטית למספר אחד שנראה מדויק יותר מכפי שהוא.

סמנו משמרת או עבודה כמשולמת כאשר מבחינתכם היא הוסדרה, והשאירו את מה שתרצו לעקוב אחריו גלוי. כך אפשר להפריד בין שבועות שהסתיימו לשאלות פתוחות בלי ליצור רשימה נוספת מחוץ לשעות שלכם.

הסימון נועד לארגון אישי; הוא אינו מאמת שהכסף הגיע ואינו פוסק מה מגיע לכם. כשיש פער, חזרו לשעות, לתאריכים ולהקשר שתיעדתם ובצעו את המעקב המתאים.

סננו את ההיסטוריה לפי עבודה, לקוח, אתר, תאריך, משימה או תג, וכך רשימת שבוע ארוכה הופכת לתשובה ממוקדת. אפשר לראות שעות של פרויקט אחד, לבדוק ביקורים באתר או לבודד עבודה שצריך לסגור לפני סוף החודש.

המסננים מרגיעים את התצוגה בלי לשנות את הרישום. כשתחזרו לתמונה הגדולה, כל החלקים עדיין נמצאים באותה היסטוריה ולא בקבצים נפרדים שקשה לאחד.

התחילו במה שהקורא צריך לראות: לקוח אחד, עבודה אחת או טווח תאריכים, ואז צפו בתוצאה לפני הייצוא. PDF מספק מסמך שלם וקריא, בעוד XLSX מאפשר למיין או לחשב שוב כשצריך.

הדוח נבנה מאותו רישום מאורגן, ולכן אינכם מתחילים מאפס בכל פעם שמישהו מבקש סיכום. שמרו עותק לעצמכם או שתפו כשתבחרו, כשהפרטים של המשמרת נשארים קרובים לסכום.