Daj każdemu zleceniu własną przejrzystą historię

Utwórz oddzielne zlecenie dla każdego klienta, roli, umowy, gospodarstwa, usługi lub miejsca, które potrzebuje własnej sumy. Nazwa, kolor, ikona, stawka i okres rozliczeniowy powinny być zrozumiałe także wtedy, gdy patrzysz na pełny kalendarz.

Ta niewielka struktura szybko się opłaca. Osoba sprzątająca rozdzieli stałe domy, technik miejsca serwisowe, a freelancer jednego klienta bez mieszania jego godzin z pozostałymi projektami tego samego tygodnia.

Używaj zadań dla rodzaju wykonanej pracy, a tagów dla informacji przekrojowych: typu wizyty, etapu projektu, kategorii usługi albo innego oznaczenia, do którego regularnie wracasz. Nie chodzi o dokumentowanie każdej minuty, lecz o zachowanie różnicy ważnej podczas przeglądu.

Gdy ktoś pyta o czas instalacji zamiast dojazdu albo chcesz zobaczyć wieczorne wizyty u wielu klientów, takie oznaczenia zamieniają długą historię w konkretną odpowiedź.

Gdy timer na żywo pasuje do pracy, rozpocznij go z chwilą startu. Przy wizytach i spotkaniach, gdzie otwieranie timera przeszkadza, dodaj zmianę później i wpisz rzeczywisty początek, koniec oraz przerwę, które pamiętasz. Obie drogi prowadzą do tej samej edytowalnej historii.

W znajomych miejscach opcjonalna zapisana lokalizacja może wspierać nawyk rozpoczynania lub kończenia zmiany jako wygoda dla Twojego własnego rejestru, a nie narzędzie monitorowania. Jeśli dzień się zmienił, otwórz wpis i popraw go, zanim szczegół się zatrze.

Przypisz do każdego zlecenia właściwą stawkę i zasady, w tym nadgodziny lub stawkę specjalną, gdy są potrzebne. Jeśli klienci płacą w różnych walutach, HoursKit zachowuje waluty źródłowe osobno, zamiast łączyć nieporównywalne kwoty w przeliczony ogół.

Takie rozdzielenie sprawia, że oszacowanie wynagrodzenia jest czytelne. Możesz zobaczyć godziny i kwotę jednego klienta w jego walucie, a potem przejść do kolejnego bez udawania, że obie liczby można bezpośrednio porównać.

Oznaczaj zmiany jako opłacone lub nieopłacone zgodnie z własnymi zapisami, a potem filtruj historię, gdy szukasz pozycji do faktury, kontroli płatności lub ponownego sprawdzenia. Status opłacenia zachowuje wybrany przez Ciebie stan przy wpisie; nie potwierdza otrzymania pieniędzy ani nie rozstrzyga, czy ktoś jest je winien.

Ponieważ zostaje on przy konkretnej zmianie, podczas dalszego sprawdzania nie tracisz klienta, zadania, daty ani stawki wyjaśniających wykonaną pracę.

Przed utworzeniem raportu filtruj według zlecenia, zadania, tagu, statusu opłacenia, okresu rozliczeniowego lub własnego zakresu dat. PDF daje klientowi lub kontaktowi czytelną gotową kartę czasu, a XLSX zachowuje ustrukturyzowane wiersze do dalszej pracy.

Najpierw sprawdzasz zakres, a potem udostępniasz tylko wpisy, które chcesz wysłać. Pozostali klienci, miejsca i prywatne wpisy zostają poza raportem, lecz nadal są dostępne w Twojej historii HoursKit.