Naj ima vsako delo svojo pregledno zgodovino

Ustvarite ločeno delo za vsako stranko, vlogo, pogodbo, gospodinjstvo, storitev ali delovišče, ki si zasluži svoj seštevek. Dajte mu ime, barvo, ikono, postavko in plačilno obdobje, ki bodo smiselni, ko ga ponovno vidite v polnem koledarju.

Ta majhna mera strukture se hitro obrestuje. Čistilec lahko loči stalna gospodinjstva, tehnik loči servisne lokacije, samostojni delavec pa spremlja eno stranko, ne da bi njene ure pomešal z drugimi projekti istega tedna.

Naloge uporabite za vrsto opravljenega dela, oznake pa za podrobnosti, ki segajo čez več del: vrsto obiska, fazo projekta, kategorijo storitve ali drugo oznako, ki jo boste redno iskali. Cilj ni dokumentirati vsake minute, ampak ohraniti razliko, ki bo pomembna pri pregledu.

Ko nekdo vpraša, koliko časa je šlo za montažo namesto za pot, ali želite videti vse večerne obiske pri več strankah, te oznake dolgo zgodovino spremenijo v konkreten odgovor.

Začnite beležiti ob začetku dela, kadar je živ merilnik primeren za vaš dan. Pri sestankih, obiskih ali opravilih, kjer bi bil merilnik moteč, lahko izmeno dodate pozneje z dejanskim začetkom, koncem in podatki o odmoru, ki se jih spomnite. Obe poti vodita v isto urejljivo zgodovino.

Na znanih krajih lahko izbirno shranjena lokacija podpre navado začetka ali konca izmene. To je le priročnost za vašo evidenco: če se je dan spremenil, odprite vnos in ga popravite, preden podrobnost zbledi.

Za vsako delo nastavite pripadajočo postavko in pravila plačila, tudi kadar vsebuje nadure ali posebno postavko. Če vam stranke plačujejo v različnih valutah, HoursKit vsako izvorno valuto ohrani ločeno, namesto da bi jih skril za preračunanim skupnim zneskom.

Tako je ocena poštenejša, seštevki po delih pa uporabnejši. Ure in znesek ene stranke lahko pregledate pod njenimi pogoji, nato preidete k drugi, ne da bi se pretvarjali, da sta številki neposredno primerljivi.

Izmene označite kot plačane ali neplačane po lastnih podatkih, nato filtrirajte zgodovino, ko želite najti vnose, ki morda potrebujejo račun, preverjanje plačila ali še en pogled. Stanje plačila prikazuje stanje, ki ste ga sami izbrali; ne potrjuje prejema in ne odloča, da vam stranka dolguje denar.

Ker stanje ostane pri vsaki izmeni, lahko sledite eni stranki, ne da bi izgubili delo, nalogo, datum in postavko, ki pojasnjujejo opravljeno delo.

Preden ustvarite poročilo, filtrirajte po delu, nalogi, oznaki, stanju plačila, plačilnem obdobju ali izbranem datumskem razponu. PDF stranki ali stiku ponudi berljiv, končan časovni list, XLSX pa ohrani strukturirane vrstice, kadar želite vi ali prejemnik z njimi delati naprej.

Najprej preverite obseg in delite le evidenco, ki jo želite poslati. Druge stranke, lokacije in zasebni delovni vnosi lahko ostanejo zunaj poročila, vendar so še vedno na voljo v vaši zgodovini HoursKit.